Dans un arrêt publié au Bulletin, la Cour de cassation rappelle avec fermeté les obligations du bailleur commercial en matière de charges. Mettre les justificatifs à disposition du locataire ne suffit pas : ils doivent lui être transmis. Une précision essentielle pour les bailleurs, dont le non-respect peut fragiliser les demandes de paiement de charges et les procédures engagées.
Une affaire classique de contestation de charges
Le litige opposait un bailleur et son locataire dans le cadre d’un bail commercial portant sur des locaux à usage de bureaux. Après plusieurs années d’exécution du contrat, le bailleur a délivré un commandement de payer visant la clause résolutoire, notamment au titre de charges impayées.
Le locataire a contesté ce commandement, soutenant que les charges réclamées n’étaient pas justifiées, et a demandé la restitution des provisions versées. En appel, la cour d’appel a donné raison au bailleur, estimant que celui-ci avait satisfait à son obligation dès lors qu’il avait mis les factures à disposition du locataire.
La question posée à la Cour de cassation était donc claire : cette mise à disposition suffisait-elle à remplir l’obligation de communication des justificatifs prévue par le Code de commerce ?
Ce que rappelle la Cour de cassation
Par son arrêt du 29 janvier 2026, la troisième chambre civile casse partiellement la décision d’appel. Elle rappelle deux principes essentiels.
D’une part, le bailleur qui réclame le paiement de charges doit être en mesure de justifier de leur existence et de leur montant. Cette preuve est indispensable, que les sommes aient déjà été versées sous forme de provisions ou qu’elles soient encore dues.
D’autre part, et c’est l’apport central de la décision, la Cour précise que l’obligation de communication prévue par l’article R. 145-36 du Code de commerce impose au bailleur de communiquer les justificatifs au locataire qui en fait la demande. Il ne peut pas se contenter de les tenir à sa disposition, même si le locataire a la possibilité matérielle de les consulter.
La Cour sanctionne donc une confusion fréquente entre accessibilité des documents et communication effective : seule la transmission des justificatifs permet au bailleur de satisfaire à son obligation légale.
Une obligation formelle à ne pas négliger
Cette décision constitue un rappel important à destination des bailleurs commerciaux. En pratique, la gestion des charges repose souvent sur des processus internes ou des usages établis (plateforme en ligne, consultation sur rendez-vous, etc.). Or, ces modalités ne suffisent pas si le locataire demande expressément la communication des pièces.
À défaut de transmission, le bailleur s’expose à la remise en cause des charges réclamées, voire à l’échec de procédures fondées sur leur non-paiement. La rigueur dans la gestion documentaire devient ainsi un enjeu contentieux à part entière.
À retenir pour les bailleurs commerciaux
L’arrêt du 29 janvier 2026 impose une vigilance accrue : toute demande de justificatifs formulée par un locataire doit donner lieu à un envoi effectif des documents concernés. Cette exigence s’inscrit dans une logique de transparence et de preuve, et conditionne la validité des demandes de régularisation de charges.
En matière de bail commercial, la preuve ne se présume pas : elle se transmet.
